חוקי אוטומציה למשימות

חוקי אוטומציה הם הכלי שהופך את ריפורטו ממערכת תיעוד למערכת ניהול פעילה. במקום שאנשים בצוות יזכרו להקצות משימות, לשלוח תזכורות או לעדכן סטטוסים — ריפורטו עושה את זה אוטומטית לפי חוקים שאתם מגדירים פעם אחת.

מה חוק אוטומציה יכול לעשות?

• ליצור משימה כשמתרחש אירוע (לדוגמה סעיף בצ'קליסט נכשל, דוח נחתם, או חלפו 7 ימים מהקצאה)
• לשנות סטטוס של משימות אחרות (סגירת משימת אב תסגור משימות ילד)
• להוסיף תגיות או להקצות לאיש קשר מסוים
• לשלוח התראה לאיש קשר, למנהל פרויקט או למשתמש ספציפי
• לעכב פעולה (לדוגמה "אם לא שונה תוך 3 ימים, הקצה לבוס")

דוגמאות לחוקים נפוצים

חוק 1: ליקוי חמור = הקצאה מיידית לקבלן

אם נוצרה משימה עם חומרה "קריטית" אז הקצה אוטומטית לקבלן ראשי של האתר ושלח התראה במייל ובווטסאפ

חוק 2: תזכורת על משימות ללא התקדמות

אם משימה נמצאת בסטטוס "ממתינה" יותר מ-5 ימי עבודה אז שלח תזכורת לאיש הקשר המוקצה ואם עוד 3 ימים לא שונו — הסלמה למנהל הפרויקט

חוק 3: סגירת משימת מסירה בסיום הדוח

אם דוח מסירה נחתם סופית אז סגור את כל המשימות המשויכות לדוח ושלח סיכום ללקוח

חוק 4: משימה מיידית מתקלה בטיחות

אם סעיף בצ'קליסט בטיחות סומן כלא תקין אז צור משימה עם עדיפות "דחוף" והקצה לאחראי בטיחות של האתר והוסף תגית "לטיפול היום"

יצירת חוק אוטומציה

בדיקת החוק לפני הפעלה

לפני שמפעילים חוק על כל האתרים, שווה לבדוק אותו:

עריכה וכיבוי של חוקים

כל החוקים מופיעים ברשימה בהגדרות חברה > אוטומציה. ליד כל חוק תראו:

• מתג הפעלה/כיבוי מיידי
• מספר הפעלות ב-30 הימים האחרונים
• תאריך הפעלה אחרונה
• אפשרות לשכפול או למחיקה

הרשאות

רק מנהלי חברה יכולים ליצור ולערוך חוקי אוטומציה. משתמשים רגילים יכולים לראות את רשימת החוקים ("מה קורה בחברה"), אך לא לשנות אותם.

מגבלות וחשוב לדעת

• חוק אחד יכול לבצע עד 5 פעולות ברצף
• הרצת חוק יכולה להיות מושהית עד 24 שעות אם בחרתם "עיכוב"
• חוקים לא פועלים רטרואקטיבית — הם חלים רק על אירועים חדשים מרגע ההפעלה
• אם חוק נכשל (לדוגמה בגלל איש קשר שנמחק), תישלח הודעה למנהל החברה

מאמרים קשורים:

• משימות אוטומטיות מבדיקות שנכשלו
• יצירת משימה ידנית
• מעקב סטטוס משימות